Comment rédiger un mail de départ à un client ?
Lorsqu'un salarié quitte une entreprise, il est important d'annoncer son départ aux clients. En effet, ces derniers peuvent se sentir désorientés ou inquiets quant à leur relation avec l'entreprise. Voici quelques conseils pour rédiger un mail de départ à un client :
1. Annoncez clairement le départ
Le mail de départ doit débuter par une phrase claire et informative. Il est important de mentionner le nom du salarié qui quitte l'entreprise ainsi que son poste. Cette information permet au client de comprendre la situation.
2. Rassurez le client
Le client peut être inquiet quant à ses relations avec l'entreprise suite au départ d'un salarié. Il est donc important de le rassurer en lui expliquant que son dossier sera suivi par un autre collaborateur de l'entreprise. Vous pouvez également proposer au client de rencontrer ce nouveau collaborateur afin de faciliter la transition.
3. Exprimez vos remerciements
Le mail de départ doit également exprimer votre gratitude envers le client. Vous pouvez remercier le client pour sa confiance et pour la collaboration fructueuse que vous avez eue avec lui. Cette marque d'attention montre que le client est important pour l'entreprise.
4. Laissez une adresse de contact
Il est important de laisser au client une adresse de contact à laquelle il peut poser des questions ou exprimer ses inquiétudes. Le mail de départ doit également mentionner les autres moyens de communication disponibles, tels que le téléphone ou le courrier postal.
Exemples de mails de départ à un client
Voici quelques exemples de mails de départ que vous pouvez utiliser pour rédiger votre propre mail de départ à un client :
Sujet : Départ de [nom du salarié] de notre entreprise
Cher client, Je tiens à vous informer du départ de [nom du salarié] de notre entreprise. Nous tenons à le remercier pour le travail accompli durant son passage au sein de notre entreprise et lui souhaitons tout le meilleur pour la suite de sa carrière.
Je vous rassure quant à la continuité de notre collaboration. Nous avons pris les mesures nécessaires pour que votre dossier soit suivi par un autre collaborateur de l'entreprise. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des inquiétudes.
Bien cordialement, [Votre nom]
Sujet : Changement de collaborateur
Cher client,
Je vous informe que [nom du salarié] a quitté notre entreprise. Je tiens à vous rassurer quant à la continuité de notre collaboration. Votre dossier sera suivi par [nom du nouveau collaborateur], qui se fera un plaisir de répondre à vos demandes et de vous accompagner dans vos projets.
Je tiens également à vous remercier pour la confiance que vous avez accordée à notre entreprise durant toutes ces années. Nous mettons tout en œuvre pour vous apporter un service de qualité. Si vous avez des questions ou des remarques, n'hésitez pas à nous contacter.
Cordialement, [Votre nom]
Conclusion
Annoncer le départ d'un salarié à un client peut être un exercice délicat. Il est important de rédiger un mail clair, précis, qui rassure le client et exprime votre gratitude. Vous pouvez utiliser les exemples de mails de départ pour rédiger votre propre mail en fonction de votre situation spécifique.
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Nous vous écrivons pour vous informer que notre entreprise prendra bientôt fin. Cela fait plusieurs années que nous avons le plaisir de servir nos clients et avons beaucoup apprécié notre relation. Malheureusement, après de nombreuses années de succès, nous sommes à court de finances et notre entreprise doit prendre fin.
Nous tenons à vous remercier pour votre confiance et votre soutien continu. Nous sommes honorés que vous ayez choisi de nous confier votre business et nous nous efforcerons à vous offrir des produits et des services de qualité jusqu'à la fin.
Notre équipe sera disponible pour répondre à toutes vos questions et/ou préoccupations et vous aidera à trouver des alternatives pour continuer à atteindre vos objectifs commerciaux.
Nous aurons toujours de bons souvenirs de nos années de collaboration avec vous et sommes reconnaissants de votre soutien précieux.
Cordialement,
L'équipe d'entreprise
Personnellement, j'ai eu le plaisir de travailler pour cette entreprise pendant plusieurs années et cette expérience a été très riche en enseignements et en opportunités. Je souhaite bonne chance à tous ceux qui sont impliqués et je suis reconnaissant de toutes les personnes avec qui j'ai eu l'occasion de travailler.